JURISPRUDENCE – BAUX COMMERCIAUX – Précisions sur l’obligation de justification des charges locatives

Par deux arrêts rendus le 29 janvier 2026, la Cour de cassation précise les modalités pratiques de reddition de charges en bail commercial (Cass. Civ. 3ème, 29 janv. 2026 n°24-16.982 ; n°24-16.270)

Alors que le recouvrement des charges locatives a été longtemps laissé à la liberté contractuelle des parties, depuis la loi Pinel, les baux conclus ou renouvelés à compter du 1^er septembre 2014 sont encadrés par un dispositif d’ordre public imposant

• un inventaire précis et limitatif des catégories des charges, qui doit donner lieu
• un «  récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire. » (art. L145-40-2 alinéa 1 du Code de commerce)

L’article R 145-36 du Code de commerce précise que :

« L’état récapitulatif annuel mentionné au premier alinéa de l’article L. 145-40-2, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci. »

Les charges locatives nourrissent un contentieux récurrent entre bailleurs et preneurs. En pratique, le bailleur doit être en mesure de justifier de l’existence et du montant des dépenses effectives pour toutes charges réclamées. Les textes ne prévoient toutefois pas de sanction expresse en cas de communication tardive de l’état récapitulatif annuel ou des pièces justificatives.

A deux situations contentieuses distinctes se posait une même question sur la justification finale des charges : comment « bien » répondre à l’obligation légale de communication ?

• Affaire n° 24-14.982 : le locataire contestait un commandement de payer visant la clause résolutoire, soutenant que les charges n’étaient pas justifiées : le bailleur s’était contenté de mettre des pièces “à disposition”, sans les lui transmettre.
• Affaire n° 24-16.270 : le locataire réclamait le remboursement de provisions sur charges, à bon droit selon le jugement. Mais la Cour d’appel avait jugé les charges exigibles, le bailleur ayant produit les justificatifs en cours de procédure.

La question était donc double : la mise à disposition suffit-elle ? Et jusqu’à quand le bailleur peut-il régulariser la justification ?

Il faut retenir de ces deux arrêts rendus au visa des articles 1103 du Code civil et ceux précités L.145-40-2 alinéa 1 et R.145-37 du Code de commerce que :

1) « Mettre à disposition » ne suffit plus : il faut adresser les justificatifs

La Cour de cassation rappelle le principe selon lequel « pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, le bailleur doit justifier de l’existence et du montant de celles-ci ». Elle précise surtout, avec rigueur, que :

« pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, [le bailleur doit] les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition »

En conséquence, la mise à disposition « passive » des éléments justifiant le montant de charges (ex : par plateformes, espace en ligne ou consultation sur place) ne suffit plus. Accessibilité des documents n’équivaut pas à leur communication effective.

 

2) Une régularisation tardive reste possible en cours de procédure

Consolation pour le bailleur, la Cour admet dans le second arrêt que le non-respect du « délai de l’article R. 145-36 du code de commerce » ou du délai contractuel pour l’état récapitulatif annuel n’emporte pas, à lui seul, obligation de restituer les provisions : le bailleur échappe à la restitution « s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles. »

La charge de la preuve repose donc sur le bailleur, mais le retard, risqué, n’est pas forcément fatal : en cas de litige, la preuve peut être rapportée au cours de la procédure, et ce jusqu’en appel.

 

Ces deux arrêts invitent les bailleurs à porter une vigilance accrue à la gestion des charges du bail commercial : seule la transmission des justificatifs au preneur lui permet de satisfaire à son obligation légale de communication.

A défaut, les charges peuvent être contestées, leur paiement refusé, voire la restitution des provisions versées sollicitée par le preneur !